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Plateformes collaboratives :

the good, the bad and the worse _

Miniature Theo
Dans le cadre du produit Digital Workplace, Astrakhan s’est penché sur le sujet des plateformes collaboratives. Nous avons analysé les propositions de divers éditeurs du domaine (Broadvision, Hoozin, Prysm, …). Nous en avons tiré plusieurs conclusions sur ce que nous attendions d’une plateforme collaborative et nous en avons déduit une matrice d’analyse pour comparer visuellement les solutions.

The good 

En observant une solution de plateforme collaborative, le premier élément qui doit être clair est la gestion de l’information. On parle d’information unifiée quand, en un écran, on a accès à toute l’information nécessaire pour effectuer correctement son travail. Bien entendu, cet écran doit être personnalisable facilement, afin que chacun puisse «  créer  » son écran facilement.


Le deuxième aspect qui nous est cher est la communication entre les employés. Un outil de communication audio et vidéo nous semble essentiel à une plateforme ayant pour but la collaboration, d’autant plus que Skype Entreprise ou Google Hangout s’intègrent facilement.


Les nouvelles habitudes de travail rendent impératif d’avoir accès à son espace de travail n’importe où et n’importe quand. Une gestion omnicanal de l’outil devient un obligatoire. Par exemple, on doit pouvoir commencer une action sur son téléphone et la finir sur son poste de travail sans «  frictions  » durant le changement d’outil. Cette accessibilité est d’autant plus importante durant les phases de communication à distance. Assister à une réunion sur sa tablette ou son Smartphone depuis n’importe quel endroit élimine des coûts de déplacement et permet d’avoir plus de personnes disponibles.


Enfin un outil de collaboration doit être dôté d’une importante capacité d’intégration. Il doit avoir un bon catalogue d’applications et pouvoir utiliser des APIs externes. Cela permettra aux employés de continuer à utiliser leurs outils de prédilection (comme Slack ou Trello) mais au sein d’un espace de travail maitrisé.


Une dernière chose à analyser est l’exploitation des nouvelles tendances technologiques au sein de la plateforme. L’intégration de bots ou de vues spécialisées en fonction de l’activité à effectuer serait une addition appréciable à la plateforme. Enfin le fait de pouvoir essayer la plateforme gratuitement facilite grandement la prise de décision.


The bad 

De plus en plus de plateforme collaborative adoptent l’apparence de réseau social d’entreprise. Facebook a même lancé Facebook for Work. Bien que je ne remette pas en cause l’utilité d’un réseau social d’entreprise, l’utiliser comme base de la plateforme collaborative ne me semble pas approprié. Avoir différents types d’éléments affichés au sein d’un même canal n’aide ni à la concentration, ni à l’assimilation de ces informations. Beaucoup de solutions qui apparaissent sur le marché ne sont qu’une surcouche à Office365, avec parfois quelques connecteurs en plus. Bien que l’ergonomie soit parfois satisfaisante, quel est l’intérêt d’utiliser une surcouche plutôt que l’outil de base, sachant que de nouvelles applications sont régulièrement ajoutées à la bibliothèque Office365  ?


The worse

Il y a une chose que nous n’avons pas comprise et que nous avons retrouvée dans plusieurs solutions. Pour créer une nouvelle interaction, on doit d’abord sélectionner le type d’interaction puis renseigner les éléments nécessaires. Nous n’avons pas d’objection à cela, si ce n’est que par la suite, l’ensemble de ces éléments apparaît dans le même flux d’informations, sous la même forme. Quel est alors le besoin de les catégoriser au départ ? Il en découle qu’il est très difficile de voir le but de chaque élément  : Qui peut y avoir accès ? Est-ce un post ou un message à une personne  ? Avoir toutes ces informations sur une même page est une bonne chose mais pourquoi les mettre dans un même canal  ? Pourquoi ne pas avoir des canaux côte à côte permettant d’avoir des informations cohérentes entre elles  ?


Nombre de solutions ont échoué le test des 3 minutes. Ce test consiste à prendre en main un nouvel outil sans indication. Si en 3 minutes on a compris comment fonctionnent 90% de ses fonctionnalités, le test est réussi. Cela n’a pas été le cas pour la plupart des solutions observées. Cela implique une adoption plus difficile de la solution par les employés ainsi qu’une gestion du changement également plus difficile et plus longue.


Conclusion 

Au vu de nos expériences avec les différentes solutions, nous avons établi le radar suivant permettant d’identifier visuellement les forces et les faiblesses de chaque solution. L’information unifiée correspond à la capacité à fournir la bonne information au bon endroit. L’intégration correspond à la capacité de la solution de s’interconnecter avec d’autres solutions. La communication représente la façon dont est gérée la communication entre les employés. Omni-Canal représente la capacité à accéder à la solution sur différents appareils. L’innovation réside dans l’utilisation des nouvelles tendances technologiques dans la solution (il conviendra d’analyser la RoadMap de la solution). L’aspect user-friendly, quant à lui, correspond à la facilité d’adoption de la solution.


Théo HETMANIUK-PERRIER – Publié le 15 Novembre 2016

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