Les avantages et les fonctionnalités

d’une plateforme collaborative _

Photo Marina Kokina

Pouvez-vous imaginer la vie sans réseaux sociaux aujourd’hui ? Probablement pas ! Ils sont devenus l’outil de communication le plus populaire au monde. Ils ont effacé les frontières et ont donné aux gens la possibilité de communiquer à toute heure et quelle que soit la distance.


L’impact qu’ont les réseaux sociaux sur l’esprit des gens du monde entier est intense puisqu’ils supplantent progressivement la télévision et la presse. Au départ, ils étaient conçus davantage comme des divertissements, mais peu à peu les entreprises ont commencé à se rendre compte des avantages qu’ils représentaient, et se sont alors impliquées dans le processus de leurs mises en place. Aujourd’hui la majorité des entreprises qui cherchent à attirer des clients, disposent d’une page Facebook ou Instagram.


Il y a quelques années, les employeurs ne discutaient pas de la perspective d’introduire au sein de leur entreprise un réseau social. Certains pensent d’ailleurs toujours que ceux-ci sont des jeux sans importance pour lesquels les employés consacrent du temps de travail : selon l’étude d’Ipsos pour Microsoft, actuellement dans 34% des entreprises nationales, l’accès à des réseaux sociaux est totalement interdit. Néanmoins, selon une autre étude, 40% des utilisateurs pensent que les réseaux sociaux faciliteront et rendront efficace les interactions au sein des entreprises.


Aujourd’hui, la situation commence à changer. Peu à peu, les employeurs voient un avantage à l’utilisation faite des réseaux sociaux par leurs employés : grâce à ces outils, ils sont davantage impliqués dans le processus de travail. Désormais, nous voyons non seulement la présence des entreprises sur les réseaux sociaux, mais aussi celle des réseaux sociaux dans les entreprises.


La nouvelle génération des RSE arrive : ce sont les plateformes collaboratives. Elles ont comme points communs les éléments suivants : la rapidité du partage de l’information, la simplicité et l’accessibilité, la convivialité des interfaces, le support des périphériques mobiles, la facilité à créer un profil et de nouveaux contacts, l’utilisation d’une base de connaissances commune et la capacité d’idéation à plusieurs.


Outre ces points communs, les plateformes collaboratives font gagner du temps, permettent une meilleure organisation, une diminution des coûts en réduisant le temps de prise de décision, et un travail à distance effectif (les réunions en ligne permettent par exemple de réduire les frais de transports).


De plus, la possibilité de stocker des données et l’accessibilité rapide au logiciel est l’un de leurs avantages. Tous les documents dont vous avez besoin sont à votre disposition grâce au Cloud. L’accès immédiat et simultané aux informations permet de capitaliser les expertises de l’entreprise. La possibilité de capitalisation du savoir-faire des équipes et de l’entreprise va ainsi permettre la valorisation de leurs compétences.


Si toutes les entreprises n’y adhèrent pas encore, pour les entreprises plus progressistes, ces plateformes collaboratives ne sont plus seulement une tendance, elles sont utilisées au quotidien.


Bien sûr, les résultats de la mise en œuvre dépendent en grande partie de l’entreprise elle-même. Une plateforme collaborative offre certaines opportunités. Cependant, si le manager se contente d’acheter et d’installer le logiciel, sans accompagner le changement, il y a peu de chances de voir des résultats rapides et efficaces. En outre, le facteur humain ayant une grande importance, l’efficacité de l’utilisation de la plateforme collaborative varie d’une entreprise à une autre (chacune ayant ses propres spécificités et défis à surmonter).


Un autre avantage des plateformes est exprimé par l’engagement des employés.


Dans ce cas, évaluer le ROI (Return On Investment – Retour Sur Investissement) est difficile, mais la fidélité des salariés affecte de manière positive les résultats du travail. Effectivement, l’utilisation des plateformes collaboratives ne distrait pas les employés au travail, mais elle améliore les processus métier de l’entreprise. Les recherches menées par l’Université de Harvard montrent que les réseaux sociaux internes permettent :

• d’accélérer l’accès à la base d’information de 71%;

• de réduire les frais de déplacement de 68%;

• d’améliorer la gestion des documents de 63%;

• de réduire les coûts de communication de 48%;

• d’augmenter la satisfaction des employés de 56%.


Les analystes de Gartner disent que, dans le cas des plateformes collaboratives, l’évaluation de la rentabilité ne devrait pas être estimée de la même manière que pour les autres systèmes.


Pour commencer, il est nécessaire d’évaluer les indicateurs quantitatifs, à savoir le nombre d’employés connectés au réseau, le nombre de blogs ou de publications postés, etc. Si une croissance des publications est observée, cela signifie que les utilisateurs voient l’intérêt d’une plateforme collaborative et l’utilisent. La réduction du nombre de courriels échangés témoigne également de la popularité des plateformes collaboratives chez les employés.


Plus concrètement, vous travaillez en équipe sur un projet : comment communiquez-vous entre membres ? Par mail ? Comment prenez-vous connaissance des emplois du temps de chacun pour voir les créneaux disponibles afin de pouvoir fixer une réunion d’équipe ?


De même, mettez-vous des Post-IT sur le mur avec les tâches de chacun des membres de l’équipe ? Les temps changent, de nouveaux besoins apparaissent : la mobilité, la collaboration multi-sites, la capacité à travailler sur différents appareils, l’autonomie, le besoin d’avoir l’information en tout temps. Ces besoins ne peuvent pas être résolus par des outils traditionnels mais par des plateformes collaboratives.


Pour compléter, voici une liste non exhaustive de plusieurs fonctionnalités de base d’une plateforme collaborative :


Publication de contenu. Les employés publient indépendamment des textes, des fichiers, des multimédias.

Outils de discussion – chats, blogs, commentaires, forums. Par le biais de ces outils, les employés communiquent sur divers problèmes, partagent le travail et les résultats.

Calendrier personnel et partagé. Synchronisation bilatérale avec iOS, Android, Google, Outlook., rappels des réunions et autres événements. Grâce à la synchronisation des différents outils, les employés ne manqueront rien.

Tâches et gestion de projet. Pour travailler ensemble, il existe des groupes de travail dans lesquels il est possible de partager des informations, mener des discussions, proposer des idées.

Gestion documentaire. La possibilité d’édition en ligne multi-utilisateurs. Elle permet le partage efficace des documents qui sont au cœur de la communication et de la collaboration.

Répertoire des employés et organigramme. Il s’agit de l’accès à la base de contacts de l’entreprise. Il permet de trouver un employé spécifique non seulement par son nom, mais aussi par un poste ou une branche, ce qui peut être utile à tous pour une meilleure connaissance de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Communications unifiées. Les moyens de communications en temps réel (téléphonie/appels vocaux et vidéo, ponts de conférence audio/vidéo), les outils de travail collaboratif (messagerie instantanée et chat de groupe). Par exemple, la discussion multiple permet de rassembler différentes personnes qui se situent sur des lieux géographiques différents.

On peut alors diviser une plateforme collaborative en trois catégories : la participation des employés, la sensibilisation des employés et l’intelligence collective.


En bref, les plateformes collaboratives sont des outils pour accroître l’efficacité de la communication interne, en créant une équipe cohérente et ainsi permettent une meilleure organisation et une diminution des coûts.


Il s’agit d’un instrument d’avenir, de soutien et de création d’un nouvel avantage concurrentiel des entreprises.


Ressources
Ressources

Digital Workplaces

Benchmark Plateformes collaboratives

Découvrir

Découvrir également

Logo Digital Workplaces
Digital Workplaces

Digital Workplaces.

Fluidifier et faciliter l’expérience collaborateur

 état des lieux en 2018
 état des lieux en 2018
Digital Workplaces
5 minutes
Digital Workplaces :
état des lieux en 2018 _